Jak wygląda proces pozyskania dotacji unijnej?

Trzeba pamiętać, że pozyskanie dotacji nie powinno być celem samym w sobie. Dotacje stanowią jedno z wielu możliwych źródeł finansowania do realizacji planów przedsiębiorstwa czy organizacji. Przyszły beneficjent musi pamiętać, że będzie rozliczany z wydatków i postępu prac.

Określamy cel

Definiując cel projektu wnioskodawca wskazuje, czy unijne pieniądze posłużą np. założeniu przedsiębiorstwa lub zakupowi nowych maszyn lub technologii. Oznacza to, że z dofinansowania unijnego może skorzystać zarówno firma dopiero rozpoczynająca działalność lub podmiot o ustabilizowanej pozycji na rynku. Poza ustaleniem charakteru projektu oraz rodzaju i wysokości planowanych kosztów, niezbędne jest wskazanie wyniku, który ma przynieść organizacji pozyskanie dotacji (np. zwiększenia sprzedaży), który należy zestawić z obowiązkowymi do osiągnięcia tzw. wskaźnikami produktu i rezultatu.

Opracowujemy biznesplan

Przedsiębiorca powinien przygotować biznesplan oraz analizę finansową opracowywanego projektu. Pozwolą mu one odpowiedzieć na pytanie o rentowność całego przedsięwzięcia i celowość ubiegania się o dotacje unijne. W przypadku części konkursów biznesplan może też być jednym z wymaganych załączników.

Harmonogram naborów

Kolejny etap na drodze do uzyskania wsparcia projektu ze UE to zapoznanie się z harmonogramem i wybór właściwego konkursu, w którego założenia wpisuje się projekt.

Poznajemy regulamin

Przed wypełnieniem wniosku o dofinansowanie wnioskodawca bezwględnie musi zapoznać się z regulaminem konkursu, w ramach którego ubiegać się będzie o wsparcie unijne. W dokumencie tym zawarte są wszystkie informacje dotyczące instytucji organizującej konkurs, terminów i sposobu składania wniosków oraz okresu trwania ewaluacji i etapów oceny złożonych formularzy. Równie istotne jest zaznajomienie się z tzw. Przewodnikiem po kryteriach wyboru finansowanych operacji, który stanowi załącznik do regulaminu. Pozwala to sprawdzić, jakie elementy będą poddawane ocenie, a tym samym dowiedzieć się, na jakie aspekty szczególnie zwrócić uwagę przy przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie.

Wypełniamy wniosek

Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku należy przeanalizować listę wymaganych dokumentów, które trzeba zgromadzić i przygotować jako załączniki. Wśród dokumentacji wymaganej od wnioskodawcy można wyróżnić np.

  • informacje o podmiocie i prowadzonej przezeń działalności
  • informacje dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych z innymi przedsiębiorstwami
  • sprawozdania finansowe
  • biznesplan
  • strategię rozwojową organizacji
  • informacje o celach projektu
  • zakres innowacyjności projektu
  • wykaz generowanych kosztów
  • harmonogram realizacji projektu
  • wskaźniki produktu i rezultatu.

Wniosek musi zostać sporządzony w sposób jak najbardziej rzetelny. Najczęściej składany jest online za pośrednictwem Generatora Wniosków, który udostępniany jest na stronie internetowej organizatora konkursu. Wypełnienie formularza i wysyłka kanałem internetowym może wymagać potwierdzenia w postaci przekazania wydrukowanego wniosku (wraz z załącznikami) Instytucji Pośredniczącej (IP), będącej jego organizatorem. Po wysyłce wniosku nie można już w nim dokonywać zmian i uzupełnień za wyjątkiem braków formalnych i oczywistych omyłek, których wystąpienie wskazuje wnioskodawcy organizator konkursu.

Procedura oceny wniosku

Czas oceny złożonych wniosków wskazany jest w regulaminie. Może to być np. 60 lub 90 dni. Ocena wniosku odbywa się zwykle w dwóch etapach. Pierwszy stanowi ocenę formalną, a wnioski, które przejdą przez ten etap pozytywnie, kierowane są do oceny merytorycznej. W przypadku oceny merytorycznej wniosek jest analizowany przez ekspertów pod kątem spełniania założonych kryteriów oceny. Każde kryterium ocenianie jest w skali punktowej ustalonej w regulaminie. Po zakończeniu procedury oceny wskazywane są projekty, które zostały rekomendowane do dofinansowania, czyli zdobyły określoną liczbę punktów oraz przynajmniej minimum punktowe wymagane w przypadku tych kryteriów, które organizator uznał za kryteria wymagane do spełnienia. Trzeba zwrócić uwagę, że spełnienie wszystkich kryteriów formalnych i merytorycznych nie oznacza od razu, że projekt uzyska wsparcie finansowe. Zależy to również od tego, czy w puli środków przeznaczonych na dotacje pozostała suma wystarczająca, aby możliwe było jego dofinansowanie.