Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich stykają się z rozbudowaną dokumentacją już na etapie przygotowywania i składania wniosku o przyznanie dofinansowania. Realizacja projektu także wiąże się z generowaniem kolejnych dokumentów. Dbałość o właściwe ich przechowywanie to jeden z kluczowych aspektów prawidłowego rozliczenia projektu.

Wsparcie finansowe w postaci dotacji ze środków UE daje możliwość szybszego rozwinięcia działalności przez podmioty dopiero wchodzące na rynek. Oczywiście za korzyściami idą również obowiązki, a jednym z nich jest konieczność zadbania o prawidłowe rozliczenie projektu w takcie jego prowadzenia oraz po jego zakończeniu i wypłacie dofinansowania. Stąd też szczególnie duży nacisk należy położyć na odpowiednie przygotowywanie i gromadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dotacją.

Najważniejszym aktami prawnymi Unii Europejskiej, które nakładają obowiązek archiwizacji dokumentacji projektowej na beneficjentów dotacji unijnych jest są:

  • art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.).


oraz

  • Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE L 138 z 13.05.2014 r.)

Kwestię tę reguluje też m.in.:

  • art. 15 rozporządzenie Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999 ze zm.).


Oprócz powyższych aktów prawnych wymienić też trzeba przepisy polskie:

  • art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 71-74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.);
  • art. 106-112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.);
  • art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1114).

Przechowywanie dokumentów to obowiązek beneficjenta dotacji

Firmy realizujące projekty ze środków pochodzących z funduszy unijnych są zobligowane do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem. Wymóg taki nakładają przepisy prawa europejskiego oraz krajowe regulacje prawne. Obowiązkowi archiwizacji podlega całość dokumentacji projektowej, do której beneficjent musi zapewnić pełen dostęp na ogół przez okres 5 lat (3 lat dla podmiotów z sektora MŚP). Należy szczególnie zadbać o to, aby nie zostały one w tym okresie zagubione lub uszkodzone. Szczegółowe wytyczne dotyczące okresu archiwizowania zawarte są zawsze w umowie dotyczącej dofinansowania z danego projektu. Jeśli dotacja miała charakter pomocy publicznej, wówczas dokumenty przechowuje się przez 10 lat.

Projekt unijny wiąże się z tym, iż beneficjent tworzyć będzie różnorodne dokumenty, wśród których znajdą się m.in. dokumentacja ogólna (np. umowa o dofinansowanie lub cała korespondencja dotycząca projektu), dokumentacja merytoryczna, przetargowa oraz finansowo-księgowa.

W przypadku dokumentacji merytorycznej projektu obowiązek archiwizacji dotyczy zarysu projektu wraz z jego wstępnym budżetem, analizy merytorycznej i finansowej projektu oraz wniosku o dofinansowanie wraz budżetem i harmonogramem działań. Do tej grupy zaliczymy także decyzję o przyznaniu dofinansowania oraz umowę dotacji, jak też szereg innych dokumentów np. programy zajęć, szkoleń lub konferencji – wyjaśnia Piotr Wiśniewski wiceprezes zarządu firmy doradczo-inwestycyjnej Prometeia, zajmującej się pozyskiwaniem dotacji unijnych dla biznesu oraz zarządzaniem projektami finansowanymi ze środków unijnych. – Jeżeli w umowie dokonano jakichkolwiek zmian, wymagane jest przechowywanie wszystkich aneksów te zmiany wprowadzających – dodaje Wiśniewski.

W przypadku dokumentacji osobowej pracowników mowa o wnioskach o zatrudnienie nowych pracowników, kwestionariuszach osobowych, CV, umowach o pracę, umowach o odpowiedzialności materialnej zawieranych z pracownikiem, zaświadczeniach o zatrudnieniu i płacy, dokumentach wypowiedzenia umów o pracę lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia oraz świadectwach pracy. Ekspert Prometeia wyjaśnia, że beneficjenci niekiedy zapominają, iż archiwizacji podlegają dokumenty kadrowe, nawet jeśli pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie nie otrzymywali wynagrodzeń ze środków finansowych pochodzących z dotacji unijnej.

Ostatnią grupą dokumentów dotacyjnych, które podlegają archiwizacji są dokumenty finansowo-księgowe projektu. Mowa tu przede wszystkim o wnioskach o zaliczki, rozliczeniach zaliczek, poleceniach przelewów, wyciągach bankowych, protokołach zdawczo-odbiorczych, dowodach i raportach kasowych, fakturach VAT, notach korygujących, rachunkach, listach płac i poleceniach wyjazdów służbowych.

Nie powinno się wprowadzać gradacji dokumentacji na ważną i ważniejszą, ale nie da się ukryć, że w właśnie w ostatniej kategorii będą mieścić się dokumenty, od których najbardziej zależeć będzie sprawna realizacja projektu. Od ich przedłożenia zależy bowiem wypłata kolejnych transz dofinansowania.

Dokument to nie tylko papier

Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w wersji oryginalnej lub w kopii, ale o poświadczonej zgodności z oryginałem. Wymóg taki nakłada na beneficjentów art. 90 ust. 3 wspomnianego wcześniej rozporządzenia Rady UE i PE nr 1303/2013.

W przypadku dokumentów w wersji cyfrowej dopuszcza się, aby zapisane zostały na powszechnie uznanych nośnikach danych (np. dyski CD lub DVD, pamięć przenośna flash, mikrofilmy, fotokopie), ale beneficjent musi dopilnować, aby dostęp do nich był równie swobodny jak ma to miejsce w przypadku archiwum tradycyjnego i zadbać o możliwość ich wydrukowania, gdy zajdzie taka potrzeba (audyt).

Jeżeli firma prowadzi kilka projektów jednocześnie, należy zadbać, aby dokumenty dotyczące każdego z nich zostały odpowiednio oznakowane. Jest to forma zabezpieczenia przed wykorzystywaniem np. tej samej faktury VAT do uzyskania zwrotu w więcej niż jednym projekcie.

Teczki i segregatory, w których przechowywane są dokumenty dotacyjne, muszą zostać oznaczone, zgodnie z wytycznymi. Powinny być przechowywane w szafach lub regałach, które także będą we właściwy sposób oznakowane. Zaleca się, aby dokumenty dotyczące różnych projektów były przechowane w odrębnych teczkach aktowych.

W oznakowaniu dokumentów powinny znaleźć się: logotyp Funduszy Europejskich z nazwą programu, z którego realizowany jest projekt (strona lewa), flagę Unii Europejskiej wraz z nazwą funduszu, który projekt dofinansowany (strona prawa) oraz logo instytucji lub firmy będącej beneficjentem dotacji (pośrodku). Oznaczenie to powinno mieć formę poziomą, ale dopuszczalna jest wersja pionowa (np. do umieszczenia na grzbietach segregatorów). W takim sam sposób powinny być również oznakowane wszelkie dokumenty związane z dofinansowanym projektem oraz strona internetowa beneficjenta. Na dokumentach powinny również znaleźć się: numer umowy i data jej zawarcia, opis wkładu UE w realizację przedsięwzięcia, informacja o wkładzie z budżetu państwa (jeżeli takowy miał miejsce) i podpis osoby upoważnionej do akceptacji i potwierdzenia prowadzonych działań.

- Beneficjent musi zapewnić swobodny dostęp do dokumentacji projektowej na okoliczność przeprowadzenia audytu przez upoważnione do tego instytucje. nakłada przepisy unijne nakładają na państwa członkowskie realizację zadań w zakresie kontroli prawidłowości środków pochodzących z funduszu UE – wyjaśnia Piotr Wiśniewski, wiceprezes zarządu firmy Prometeia.

Artykuł dostępny również w tym miejscu.